Cum se face o programare prin telefon?
Clientul indică serviciul și perioada dorită. Agentul clarifică datele care lipsesc, consultă disponibilitatea din Agenda și propune intervale disponibile. După stabilirea detaliilor, folosește integrarea pentru a crea programarea.
De exemplu, «Vreau o consultație joi după-amiază» conține un serviciu și o preferință de timp. Agentul trebuie să verifice calendarul înainte să propună o oră. Scenariul exact depinde de serviciile și calendarele configurate de firmă.
- Clientul spune serviciul și perioada preferată.
- VoiceAI verifică intervalele disponibile în Agenda.
- Se clarifică persoana, ora și datele necesare.
- Programarea creată poate fi verificată de echipă în Agenda.
Reprogramare și anulare
VoiceAI poate identifica programările asociate numărului folosit în conversație și poate cere clarificări dacă există mai multe variante. Pentru o mutare, verifică noua disponibilitate. Pentru anulare, solicitarea trebuie să fie clară înainte de efectuarea operației.
Identificarea după număr ajută fluxul, dar nu justifică presupuneri: un număr poate fi folosit de mai multe persoane. Testează acest caz și verifică rezultatul în calendar înainte de folosirea curentă.
Confirmări prin apel și conversații pe WhatsApp
Integrarea permite și apeluri de confirmare pentru programări existente. Agentul poate înregistra confirmarea sau gestiona o cerere de mutare ori anulare, iar rezultatul revine în Agenda.
Atunci când canalul WhatsApp este activat, clientul poate solicita informații și programări în scris. Agentul folosește același calendar conectat. Activarea unui canal nu presupune trimiterea automată a unui mesaj după fiecare apel.
De ce ai nevoie pentru activare?
Ai nevoie de o instanță ModActiv Agenda configurată cu servicii, persoane și disponibilitate, conectată la VoiceAI. Abonamentul VoiceAI nu include implicit abonamentul Agenda. Dacă folosești alt calendar, compatibilitatea trebuie discutată înainte de activare; pagina nu promite o integrare directă cu orice sistem.
Fără Agenda conectat, agentul poate continua să răspundă la întrebări din informațiile firmei, dar nu trebuie prezentat ca având acces la disponibilitate în timp real.